اسناد الکترونیکی و مدیریت آن

در این مقاله، ضمن ارایه تاریخچه‌ای از تحول رایانه و نقش آن در انجام فعالیتهای سازمانی و بهره‌گیری آرشیوداران از این فناوری در نگهداری اسناد و ماشینی کردن فعالیتهای آرشیوی، به تعریف سند و ویژگیهای آن، اصالت، اعتبار، یکپارچگی و قابلیت آن پرداخته می‌شود. محتوا، شکل و ساختار اسناد الکترونیکی به عنوان یکی از اشکال سند، مورد توجه قرار گرفته، مدیریت اسناد الکترونیکی (erm) به منزله بهترین راهکار حفظ سه مقوله محتوا، شکل و ساختار در یک نظام نگهداری اسناد مطرح و خصوصیات آن،‌ یعنی تولید اسناد در شکل، مدیریت و نگهداری اسناد، توانایی ایجاد ابرداده، امکان رده‌بندی مجدد و بستن اسناد و در مواقع لزوم کپی‌برداری، انتخاب بخشی از اسناد و گزینش آنها، تهیه گزارش و تمهیدات امنیتی، با هدف حفظ ویژگیهای چهارگانه سند مورد بررسی قرار می‌گیرد.