تدوین الگوی پیشنهادی خطِّ‌‌ مشی مدون برای رقمی‌سازی اسناد در آرشیو ملی ایران

هدف: آرشیو ملی ایران برای حفاظت از اسناد خود و سهولت دسترسی به آن‌ها، از سال 1383 شروع به رقمی‌سازی اسناد خود کرده‌است و همچنان ادامه دارد. برای بهبود رقمی‌کردن اسناد، داشتن خطِّ‌مشی مدون لازم است. هدف از پژوهش حاضر تدوین الگوی پیشنهادی خطِّ‌مشی مدون برای رقمی‌سازی اسناد در آرشیو ملی ایران است. روش / رویکرد پژوهش: پژوهش به‌لحاظ هدف از نوع کاربردی و اَزنظر رویکرد، از نوع تحقیقات آمیخته اکتشافی و پیمایشی است. ابزار پژوهش در مرحله اول مصاحبه با متخصصان آرشیو ملی، سپس استخراج معیارهای خطِّ‌مشی رقمی‌سازی اسناد موجود در سطح بین‌المللی و ساخت پرسش‌نامه و به اجماع رسیدن روی آن با استفاده از تکنیک دلفی بوده‌است. درنهایت، نتایج حاصل از مصاحبه، با معیارهای به‌دست‌آمده از خطِّ‌مشی رقمی‌سازی اسناد در آرشیو ملی کشورهای دیگر مقایسه و سپس تحلیل شد. یافته‌ها و نتایج پژوهش: یافته‌های پژوهش نشان داد که 18 مولفه اصلی از بین راهنماها و خطِّ‌مشی‌های رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی، در تدوین خطِّ‌مشی رقمی‌سازی ضروری شناخته شدند. تعدادی از این مولفه‌ها عبارت‌اند از: مدیریت پروژه؛ انتخاب منابع برای رقمی‌سازی؛ آمادگی برای رقمی‌سازی اسناد آرشیوی؛ محل رقمی‌سازی اسناد؛ تجهیزات و الزامات فنی برای رقمی‌سازی اسناد؛ سازمان‌دهی اسناد رقمی‌شده؛ نام‌گذاری اسناد رقمی‌شده ؛ توصیف اسناد رقمی‌شده ؛ ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده ؛ مدیریت اصل سند فیزیکی بعد از رقمی‌شدن و... . آرشیو ملی ایران تنها 7 مولفه اصلی را به‌صورت مکتوب و مصوب دارد که عبارت‌اند از: انتخاب اسناد برای رقمی‌سازی؛ تجهیزات و الزامات فنی؛ سازمان‌دهی اسناد رقمی‌شده؛ نام‌گذاری اسناد رقمی‌شده؛ توصیف اسناد رقمی‌شده؛ توجه به مسائل حقوقی و قانونی؛ و سیاست دسترسی به اسناد رقمی‌شده. نتیجه‌گیری: نتایج تجزیه‌وتحلیل‌های آماری، اختلاف معنا‌داری بین مولفه‌های موجود در تدوین خطِّ‌مشی رقمی‌سازی اسناد نشان نمی‌دهد، بنابراین ضروری است که تمام مولفه‌های اصلی و زیرمولفه‌های به‌دست‌آمده از متون و راهنماها و خطِّ‌مشی‌ها و نظرات کارشناسان و متخصصان، در تدوین خطِّ‌مشی لحاظ شوند.

Digitization of documents at the National Archives of Iran: A policy proposal

Purpose: This paper proposes a framework for developing a policy for digitization of archival materials at the National Archives of Iran (NAI). Method and Research Design:  The first phase included a number of interviews carried out with professional archivists at NAI.  Then digitization policies of a number of countries were examined. Finally Delphi technique was used to reach to consensus. Findings: Findings indicated that 18 criteria are essential for a policy of digitization. At this time the NAI meets only 7, including selection of records, technical equipment and requirements, digital document organization policy, labeling, description, legal issues, and access policy.