واکاوی عوامل موثر بر سازماندهی منابع در سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران

هدف: شناسایی و تحلیل عوامل درونی و بیرونی موثر بر سازماندهی منابع کتابی در سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران.روش: پژوهش حاضر از نوع کاربردی است و با روش مطالعۀ کتابخانه‌ای- اسنادی و پیمایشی انجام شد. جامعۀ پژوهش شامل دو گروه خبرگان حوزۀ سازماندهی  داخل سازمان (10 نفر) و متخصصان سازماندهی از داخل و بیرون سازمان(40 نفر) بودند که به دلیل تجربیات و تخصص آنها به صورت هدفمند انتخاب شدند. در این پژوهش اطلاعات از طریق مطالعۀ کتابخانه‌ای، جلسات طوفان فکری و بحث و گفت‌وگو و پرسشنامه گردآوری شد. تحلیل داده‎‌ها با استفاده از ماتریس swot انجام شد.یافته‌ها: مجموع امتیاز عوامل درونی 3/5128 و عوامل بیرونی 3/3886 به‌دست آمد. عوامل درونی شامل این موارد است: فهرست‌نویسی پیش از انتشار و بازبینی و تکمیل رکوردهای فیپا، سازماندهی استاندارد منابع، تدوین استانداردها و ابزارهای تخصصی، توسعۀ منابع مرجع سازماندهی، کنترل کیفیت سازماندهی، تولید قالب فراداده‌ای مارک، مشارکت متخصصان موضوعی در تحلیل موضوعی منابع، توسعۀ مارک ایران، عدم کاربست عملی یافته‌های پژوهش‌های سازماندهی منابع، ضعف همکاری با کتابخانه‌ها و موسسات فعال در حوزهٔ سازماندهی ، مشکلات ساختاری داده‌های کتابشناختی و مستند برای مهاجرت به محیط داده‌های پیوندی و وب معنایی، مشکلات فناورانۀ توسعۀ پیاده سازی استانداردهای جدید، عدم جذب و تربیت کارشناسان جدید در حوزهٔ سازماندهی، کمبود نیروی انسانی متخصص، مشکلات برون‌سپاری سازماندهی، تاثیر منفی تمرکز بر کمیت بر کیفیت سازماندهی منابع کتابی، مشکلات دورکاری و مشکلات فضای کاری. عوامل بیرونی شامل این موارد است: نقش حاکمیتی سازمان و ارائۀ الگوها و استانداردهای سازماندهی، قانون واسپاری، امکان مهاجرت داده‌های کتابشناختی به محیط وب معنایی و داده‌های پیوندی، همکاری متخصصان حوزۀ سازماندهی سازمان در زمینۀ آموزش دانشجویان و راهنمایی و مشاورهٔ پایان نامه‌های دانشجویی، توسعۀ پژوهش‌های کاربردی سازماندهی، آمادگی مدیران و کارشناسان در پذیرش الگوها و قالب‌های جدید سازماندهی منابع کتابی، حمایت از متخصصان برای مشارکت در مجامع بین المللی، همکاری با سایر مؤسسات و اشتراک تجارب و ظرفیت‌ها برای توسعهٔ سازماندهی، امکان افزایش مشارکت کاربران در سازماندهی، عدم اختصاص بودجهٔ مناسب برای پروژه‌های کاربردی حوزهٔ سازماندهی، عدم ارتقا و توسعهٔ نرم افزار جامع کتابخانه (رسا) برای پیاده‌سازی استانداردهای جدید، ضعف در ارائهٔ آموزش‌های روزآمد، نبود راهبرد یکپارچه در سازمان برای سازماندهی منابع ( چاپی و دیجیتال)، عدم تمرکز فرایند سازماندهی، نگرانی‌های شغلی کارشناسان. پیاده‌سازی الگوهای جدید، سازماندهی قالب‌های جدید منابع، تعامل با ذینفعان، انتشار داده‌ها در وب معنایی، سازماندهی هوشمند، پالایش فراداده‌ها، امکان مشارکت کاربران، نظارت کیفی، آموزش روزآمد، حضور در مجامع تخصصی و بهبود شرایط کاری، از راهبردهای پیشنهادی است.نتیجه‌گیری: روزآمدسازی روش‌ها و ابزارها برای انتشار فراداده‌ها در وب معنایی در قالب داده‌های پیوندی و توسعۀ هستی‌نگاری‌ها، تأکید بر سازماندهی اجتماعی، فراهم کردن زمینه‌های تعامل با ذینفعان به منظور اشتراک دانش و امکانات، باعث روزآمدی و توسعهٔ آموزش کارشناسان می‌شود و انجام پژوهش‌های کاربردی و بهبود مدیریت نیز باعث افزایش کیفیت این حوزه خواهد شد.

analyzing the factors affecting the organization of resources in the national library and archives of iran

purpose: the purpose of this task is to identify both internal and external strategic factors for organizing book and non-book resources and to provide appropriate strategies based on the findings.method: the research method was document study and survey. the research community included 10 experts from within the organization for brainstorming sessions and 40 experts from inside and outside the organization were purposefully selected to complete the questionnaire because of their experience and expertise. data was collected through document-library study, brainstorming sessions, and researcher-made questionnaires and the data was examined with the help of a swot matrix.findings: the total score of internal factors was 3.5128 and external factors was 3.3886. the strengths of the book and non-book resource organization emphasize standardization and development of new organization tools for increasing quality and technological approach. lack of attention to research achievements, technological limitations, quality challenges standardization, and human resource problems are significant weaknesses. the governance position of the organization, access to up-to-date organizational tools, access to academic and organizational learning, legal deposit law, ease of use and user-friendliness of rasa software; interaction and participation of users and beneficiaries of the organization are the most important opportunities. budget, facilities, and technological limitations, barriers to educational development, poor users participating in organizing; the lack of an integrated strategy, issues and problems of experts’ jobs, and ignoring the importance of organizing by senior management are the most important threats as part of our efforts to improve our services, we work closely with publishers and managers to implement new frameworks and formats. we also focus on organizing new types of resource formats and collaborating with scientific and research institutions. additionally, we are developing tools and requirements for publishing bibliographic data in the semantic web, compiling ontologies, and migrating data to the linked data format. we continuously work on refining bibliographic data and authority databases in rasa software, and we give users the opportunity to participate in editing and correcting cataloging records. we have developed quality control guidelines and strengthened our national organization council and specialized committees. we aim to improve our governance position in the field of organization and continuously provide up-to-date training and development opportunities for our experts. we attend specialized conferences and events and pay close attention to human resources and working conditions. these are the important strategies we have proposed to improve our services even more.conclusion: updating and improving methods of organization and tools to increase the dissemination and accessibility of data in the semantic web by creating linked data and developing ontologies, creating technology-related facilities and platforms for user participation and social organization, interaction with stakeholders such as users, scientific and specialized institutions, universities, etc. to synergize and share knowledge and facilities will develop the organization of the book and non-book resources. development of expert training and conducting applied research and improving management will also increase the quality of this field. finally, revitalizing and strengthening the national organizing council is an important strategy that can have an impact on the organizing in the organization and at the country level, with the nlai as its center.