تجارب منشی های بخش های بستری بیمارستان آموزشی از چالش ها و شرایط محیط کاری: مطالعه پدیدارشناسی

زمینه. منشی های بخش های بالینی نقش کلیدی در مستندسازی اطلاعات بیمارستانی دارند، اما نبود شرح وظایف شفاف و عدم تطابق تحصیلات با الزامات شغلی، چالش هایی را برای آنان ایجاد کرده است. روش کار. مطالعه کیفی حاضر با رویکرد پدیدارشناسی توصیفی در سال 1402 و با مشارکت 12 منشی بخش های بستری مرکز آموزشی، درمانی و تحقیقاتی امام رضا (ع) تبریز انجام شد. نمونه گیری به روش هدفمند بود. داده ها از طریق مصاحبه های نیمه ساختار یافته، جلسات بحث گروهی و مشاهده مستقیم جمع آوری و با روش تحلیل محتوای لاندمن و گرانهایم تحلیل شدند. اعتبار یافته ها با معیارهای گوبا و لینکلن بررسی گردید. یافته ها. منشی های بخش بین 18 تا 57 درصد از زمان کاری خود را صرف انجام فعالیت هایی می کنند که خارج از شرح وظایف مصوب آنان است. این فعالیت ها شامل ثبت پروسیجرهای پرستاران، استعلام هویت و بیمه بیماران، ثبت مشاوره ها در نرم افزار اکسل، ثبت برگه های اعزام، تکمیل اطلاعات پرونده ها و ممهور کردن اسناد پزشکی می شود. همچنین، شرکت کنندگان در مطالعه به چالش هایی نظیر نبود شفافیت در شرح وظایف، حجم کاری بالا، عدم تعلق تعرفه و ناهماهنگی میان تحصیلات و نیازهای شغلی اشاره کردند. این وضعیت موجب افزایش بار کاری، نارضایتی شغلی و فرسودگی حرفه ای در میان منشی ها شده است. نتیجه گیری. اقداماتی همچون تدوین شرح وظایف دقیق و شفاف، ایجاد پست سازمانی رسمی و جذب نیروهای دارای تحصیلات مرتبط می تواند نقش موثری در کاهش چالش های شغلی منشی های بالینی و ارتقای کیفیت خدمات بیمارستانی داشته باشد. پیامدهای عملی. بازنگری در شرح وظایف منشی های بخش و تدوین پست سازمانی مستقل و تعریف شده، از گام های اساسی در بهبود وضعیت شغلی این گروه به شمار می رود. همچنین، استخدام افراد دارای تحصیلات مرتبط با فناوری اطلاعات سلامت یا برگزاری دوره های آموزشی تکمیلی برای منشی ها می تواند به ارتقای توانمندی آنان کمک کند. افزون بر این، کاهش بار کاری و حذف وظایف غیرمرتبط از طریق توزیع مناسب تر وظایف میان پرسنل بخش، موجب افزایش دقت در ثبت خدمات، کاهش خطاهای بیمه ای و ارتقای رضایت شغلی و بهره وری سازمانی خواهد شد.

experiences of clinical secretaries in an educational hospital regarding workplace challenges and conditions: a phenomenological study

background. clinical secretaries play a crucial role in documenting and registering hospital services, yet the lack of a clear job description and the mismatch between their educational background and job requirements creates significant challenges. methods. this qualitative study was conducted using a descriptive phenomenological approach in 2023 at imam reza medical research and training hospital in tabriz. a total of 12 inpatient ward secretaries were selected through purposive sampling based on their work experience and relevant knowledge. data were collected via semi-structured interviews, focus group discussions, and direct observation. data were analyzed using the lundman and graneheim content analysis method. to ensure trustworthiness, the guba and lincoln criteria were applied. results. secretaries spent 18-57% of their working time on tasks outside their approved job description. these tasks included documenting nursing procedures, verifying patient identity and insurance, recording consultations in excel, completing transfer forms, updating patient files, and stamping clinical documents, tasks not officially assigned to their position. the main challenges identified by participants included the absence of a clear job description, excessive workload, lack of tariff allocation, and incongruence between their education and job duties. such conditions led to increased work pressure, job dissatisfaction, and professional burnout among secretaries. conclusion. performing duties beyond officially defined roles contributes to increased workload, reduced focus on core responsibilities, and greater risk of dissatisfaction and burnout, which may adversely affect both service quality and hospital finances. developing a formal job description, establishing an official organizational position, and recruiting staff with relevant educational backgrounds are recommended to mitigate these challenges and enhance the quality of services. practical implications. there is a need to revise and clarify the job description of clinical secretaries and establish a dedicated well-defined organizational position. recruiting staff with relevant qualifications in health information technology or roviding supplementary training courses for secretaries is essential. reducing the workload and unrelated duties through better task distribution among ward ersonnel is recommended. implementing these actions may improve the accuracy of service documentation, decrease insurance-related errors, and enhance job satisfaction and productivity.