عوامل موثر در بهبود ثبت الکترونیک با توجه به گسترش مکاتبات الکترونیک

هدف پژوهش حاضر آن است تا نشان دهد عوامل موثر در ثبت الکترونیک برای پیشبرد اهداف سازمان و تسهیل بخشی به مکاتبات اداری و کاهش هزینه‌ها و حفظ سلامت نیروی انسانی برای خدمات‌رسانی بیشتر و عدم تحمیل هزینه‌های ناشی از بیماری‌های مفاصل و چشم بر سازمان، با انتخاب نرم‌افزار مطلوب دارای سرعت‌بالا و پیاده‌سازی در اجرا، روند چابکی و بهینه‌سازی اتوماسیون اداری روند بهبود بخشیدن، به ثبت الکترونیک را حاصل گرداند. پژوهش حاضر یک بررسی تجربی؛ توصیفی و مرور بر مقاله‌ها و کتاب‌ها در این خصوص است و کار کاربران در قسمت ثبت الکترونیک مجلس شورای اسلامی موردبازنگری و بررسی قرارگرفته است و تجربه‌های کاربران ثبت الکترونیک شنیده و تاثیرگذارترین‌ها استخراج‌شده است. عوامل بیرونی متعددی بر بهبود ثبت الکترونیک تاثیر دارد، آموزش صحیح کاربران؛ رعایت اصول نامه‌نگاری و ذکر گیرنده دقیق نامه‌ها، به‌روزرسانی آموزش، استفاده از بهترین‌ها در پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری تحت وب که امکان ثبت نامه‌ها باسرعت‌بالا در قالب محیطی کاربرپسند، ساده و با امنیت و پوشش دهی مطلوب را ایجاد نماید. عوامل زیادی چون نرم‌افزارهای مورداستفاده و آموزش کاربران در ثبت الکترونیک و سرعت برنامه، برابری تعداد نامه‌های موجود با تعداد نیروها، ارائه یک مدل مناسب کامل در قالب کارکرد تیمی مطلوب به‌صورت پوشش دهی گروهی را حاصل می‌نماید؛ امکان تغییر و جابجایی افراد در کارهای تکراری و پرمشقت با توجه به فرسودگی نیروها، از فاکتورهای موثر در بهبود ثبت الکترونیک می‌باشد.