مورنینگ‌های مدیریتی: یک ابزار استراتژیک برای پیشرفت سازمان

سردبیر محترم؛جلسات گزارش صبحگاهی از روش‌های مهم، شناخته شده و مرسوم در محیط‌های درمانی است که سال‌های طولانیست در حوزه آموزش دانشجویان رشته‌های بالینی مورد استفاده قرار می‌گیرد (1). علی رغم توسعه آن در حوزه بالین، الگوی جامع استفاده از این روش در رشته و عرصه‌های غیربالینی مثل علوم مدیریت سلامت فراگیر نشده است. با توجه به اهمیت روزافزون مدیریت اثربخش در حوزه سلامت و نقش کلیدی آن در ارتقای کیفیت خدمات و افزایش بهره‌وری، ضرورت دارد تا به بررسی و تبیین اهمیت و نحوه برگزاری مورنینگ‌های مدیریتی در سازمان‌ها پرداخته شود.مورنینگ‌های مدیریتی به عنوان یک جلسه هم اندیشی که در آن مدیران اجرایی حوزه سلامت، اعضای هیات علمی و دانشجویان به بحث درباره مسائل و چالش‌های حوزه مدیریتی می‌پردازند، تعریف شده است. مورنینگ‌های مدیریتی با هدف اصلی به اشتراک گذاشتن چالش‌ها، تجربیات و دستاوردها در قالب موینینگ برگزار خواهد شد. ارتقاء توانمندی در تحلیل شرایط و موقعیت‌های پیچیده تصمیم گیری، یادگیری کار تیمی و تعامل مدیران اجرایی و ارتقا آمادگی برای طرح مشکلات و اتخاذ راهکارهای مبتنی برشواهد نیز از سایر اهداف می باشد (2).اهمیت مورنینگ‌های مدیریتیبهبود ارتباطات: این جلسات فرصتی را فراهم می‌کنند تا اعضای تیم مدیریت به طور مستقیم و رودررو با یکدیگر تعامل داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و از آخرین تحولات و رویدادهای مرکز درمانی مطلع شوند.افزایش هماهنگی: با مرور برنامه‌ها و فعالیت‌های روزانه، از تداخل و موازی‌کاری جلوگیری شده و هماهنگی بین بخش‌های مختلف افزایش می‌یابد.شناسایی و رفع مشکلات و چالش‌ها: در این جلسات می‌توان مشکلات و چالش‌های موجود در سازمان را شناسایی و برای رفع آن‌ها راهکارهای مناسب اتخاذ کرد.افزایش انگیزه و تعهد: حضور در این جلسات به اعضای تیم مدیریت حس تعلق و مسئولیت‌پذیری بیشتری نسبت به اهداف و ماموریت‌های مرکز درمانی می‌دهد.بهبود کیفیت خدمات: با تمرکز بر بهبود فرآیندها و رفع موانع، کیفیت خدمات ارائه شده به بیماران به طور چشمگیری ارتقا می‌یابد.به اشتراک گذاری تجربیات: به اشتراک‌گذاری تجربیات، صرفاً یک هدف جانبی در مورنینگ‌های مدیریتی نیست، بلکه عنصری حیاتی و بنیادین است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از اشتباهات گذشته درس بگیرند، دانش خود را ارتقا دهند، تصمیمات بهتری بگیرند و در نهایت، به موفقیت دست یابند (3,4).نحوه برگزاری اثربخش مورنینگ‌های مدیریتی:تعیین اهداف و دستور کار مشخص: قبل از هر جلسه، باید اهداف مشخصی برای آن تعیین شود تا از اتلاف وقت و بحث‌های غیرضروری جلوگیری شود. به اشتراک گذاری تجربیات و چالش‌های هر سازمان در هر جلسه می‌تواند به عنوان اولویت اصلی دستور کار قرار داده شود.حضور منظم و به موقع: حضور تمامی اعضای تیم مدیریت در این جلسات ضروری است و باید به زمان‌بندی آن احترام گذاشته شود.مختصر و مفید بودن:  جلسات طولانی و بی‌هدف، نه تنها زمان ارزشمند مدیران را تلف می‌کنند، بلکه انگیزه و تمرکز آن‌ها را نیز کاهش می‌دهند، درنتیجه جلسات در بازه زمانی مشخص، محدود و به صورت اثربخش برگزار گردد.مشارکت فعال: تمامی اعضا باید فرصت داشته باشند تا نظرات و پیشنهادات خود را بیان کنند و در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند.پیگیری نتایج: پس از هر جلسه، باید نتایج و تصمیمات اتخاذ شده به طور منظم پیگیری شوند تا از اجرای صحیح آن‌ها اطمینان حاصل شود.تعیین تسهیلگر: یک نفر به عنوان تسهیلگر جلسه تعیین شود تا مسئولیت هدایت بحث، مدیریت زمان و اطمینان از مشارکت همه اعضا را بر عهده داشته باشد. تسهیلگر باید مهارت‌های ارتباطی قوی داشته و قادر به ایجاد یک فضای امن و صمیمی برای تبادل نظر باشد.استفاده از روش‌های مشارکت فعال: از روش‌های مختلفی برای تشویق مشارکت فعال همه اعضا استفاده شود. می‌توان از تکنیک‌هایی مانند طوفان فکری (brainstorming)، گردش سریع (go around) یا رای گیری سریع (quick polling) استفاده کرد.ارزیابی دوره‌ای اثربخشی جلسات: به‌طور دوره‌ای (مثلاً هر سه ماه یک‌بار) اثربخشی جلسات مورد ارزیابی قرار گیرد. از اعضا بازخورد گرفته شود و نقاط قوت و ضعف جلسات شناسایی شود. بر اساس نتایج ارزیابی، اصلاحات لازم در نحوه برگزاری جلسات اعمال شود (4). امیدواریم این پیشنهادات بتواند به مراکز درمانی در برگزاری اثربخش‌تر مورنینگ‌های مدیریتی و بهبود عملکرد کلی آن‌ها کمک کند. 

management mornings: a strategic tool for organizational progress

this study examines the necessity and methodology of implementing daily managerial briefing sessions (morning huddles) in healthcare organizations. inspired by established clinical training practices, these sessions serve as a tool to improve inter managerial communication, interdepartmental coordination, problem identification and resolution, enhance motivation and commitment, and ultimately elevate the quality of services provided. the paper emphasizes the importance of sharing experiences and knowledge, and proposes strategies for effective morning huddle implementation, including: setting clear objectives, ensuring regular and active participation of management team members, maintaining concise and productive sessions, utilizing active participation methods (such as brainstorming and quick polling), following up on outcomes and decisions, and conducting periodic evaluations for continuous process improvement. the findings of this study can assist healthcare managers in improving performance and enhancing service quality.