طراحی نظام‌مند حداقل مجموعه داده‌های بایگانی: نیازی ضروری جهت ایجاد بایگانی‌های هدفمند

مقدمه: پرونده پزشکی به عنوان یک عنصر اساسی در کیفیت مراقبت بیمار مطرح می باشد. با گسترش مراکز ارائه خدمات سلامت، حجم پرونده های پزشکی به صورت روزافزونی افزایش یافته و باعث مشکلاتی نظیر محدودیت فضای فیزیکی، فرسودگی پرونده ها و نیاز فزاینده به منابع شده است، همچنین مهم ترین کارآمدی پرونده ها که کاربری در تحقیقات بالینی می باشد، را زیر سوال برده است. محققین در این مطالعه، مدلی از حداقل مجموعه داده های بایگانی ارائه داده اند که از طریق آن می توان پرونده های کاغذی را براساس داده ها و فرا داده های انتخاب شده توسط پزشکان، فهرست گذاری و بایگانی الکترونیکی نمود.روش: این مطالعه از نوع کاربردی، از طریق تکنیک دلفی اصلاح شده در سال1392 و در طی فرآیندی سه مرحله ای انجام گردید. جامعه مورد پژوهش، پزشکان متخصص بیمارستان ها بودند که در این مرحله به عنوان نمونه، جهت گردآوری داده ها از 8 نفر پزشک در رشته های تخصصی و فوق تخصصی در قالب فرم های مصاحبه و چک لیست، نظرسنجی گردید. داده ها از طریق نرم افزار excel نسخه 2013 آنالیز گردیدند.نتایج: یافته ها نشان داد که عناصر داده ای »تشخیص نهایی «، »اعمال جراحی و سایر اقدامات « پرکاربردترین عناصر داده ای موردنظر پزشکان در پیگیری بالینی بودند. پرمراجعه ترین فرم پرونده پزشکی »گزارش عمل جراحی « بود. امکان پیدا کردن توافقی معنادار در بین سوالات تحقیقاتی پزشکان فراهم نبود.نتیجه گیری: محققین قالبی از حداقل مجموعه داده های بایگانی را برای بایگانی هدفمند پرونده ها جهت کاربردهای بالینی و تحقیقی طراحی نمودند. این قالب می تواند هدف گذاری کاربردی مدل بازیابی براساس نیازهای بالینی پزشکان در پیگیری های پزشکی بیماران باشد. همچنین، در نظر گرفتن نیاز های پزشکان برای دسترسی به پرونده ها از طریق تجزیه درخواست های احتمالی ایشان، می تواند امکان بازیابی اطلاعات با شرایط مختلف در کمترین زمان را فراهم آورد.

Systematic Design of the Minimum Data Set Storage: An Essential Need to Create Purposed for Archiving

Introduction: Medical records are considered as an essential element of patient rsquo;s health care provision. Due to a rising service provision by healthcare centers, there is an increase in the medical record loads as well. It has led to a series of problems , such as limited physical space, records wearing and an increased need for resources. Moreover, the most important efficiency of records, which is their application in clinical research, is questioned. In the present study, researchers have presented a model of minimum data sets which helps to index and electronically archive hardcopy records according to the selected data and metadata.Method: This study was an applied research type, conducted in three stages in 2013 via modified Delphi technique. Target population consisted of specialists working in hospitals. As the sample, 8 physicians who were specialists or subspecialists participated in interviews and filled out checklist surveys. The collected data were later analyzed using Excel 2013.Results: The results show that data elements such as ldquo;final diagnosis rdquo; and ldquo;operations and others rdquo; were the most common items considered by the physicians in clinical follow up, and most common medical records was ldquo;operation rsquo;s repots rdquo; . Finding significant correlation among physician rsquo;s research questions was not possible due to large variety of subjects.Conclusion: The researchers presented a framework of minimum data sets for a purposive archiving of records for clinical and researchbased applications. This framework can act as the applied goal setting of the retrieval model based on physicians rsquo; clinical requirements in their medical followups. Furthermore, considering physicians rsquo; needs for accessing records through analyzing their probable requests can provide a possibility of data retrieval in diverse conditions.