چگونگی ارزیابی نرم‌افزارهای مخزن سازمانی: تجربه‌ای از یک مورد

یکی از چالش‌های دهه اخیر برای مدیران دانشگاهی، مدیریت اطلاعات تولیدشده در دانشگاه‌ها بوده است. بسترهای گوناگونی برای این امر توسعه یافته و پیشنهاد شده‌اند. وب‌سایت‌های دانشگاه‌ها (و دانشکده‌ها، بخش‌ها و گروه‌ها) یکی از این راه حل‌ها بوده‌اند، اما اتکا به صفحات وب‌سایت برای درج منابع دانشی و استفاده از آن بنا به دلایلی همچون عدم روزآمدی رضایت‌بخش نیست. به این ترتیب، طی سال‌های اخیر، بسیاری از دانشگاه‌ها برای آگاهی از فعالیت‌های کارکنان و گردآوری دارایی‌های فکری خود، اقدام به طراحی سیستم‌های مدیریت اطلاعات دیجیتال کرده‌اند. دانشگاه فردوسی مشهد به‌عنوان یکی از دانشگاه‌های مادر و برتر کشور با توجه به حجم انتشارات و ضرورت مدیریت آن، سیستمی را با هدف مدیریت اطلاعات پژوهشی در دانشگاه طراحی کرده است. سیستم اطلاعات علمی دانشگاه فردوسی مشهد (ساعد)، توسط معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه فردوسی مشهد در سال 1385 طراحی و اجرا گردید. هدف اصلی این پژوهش بررسی فنی نرم‌افزار مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد است. این پژوهش، کاربردی و از نوع ارزیابانه بوده و با روش مطالعه موردی انجام شد. برای بررسی سیستم نرم‌افزاری مورد استفاده برای مخزن سازمانی دانشگاه از سیاهه وارسی محقق‌ساخته استفاده شد. یافته‌ها نشان داد که وضعیت «ساعد» از لحاظ ویژگی‌های فنی در حد متوسط است. با این وجود، ضعف در برخی از قسمت‌ها مانند مدیریت محتوا و دسترس‌پذیری بر کارایی سیستم تاثیر دارند. از این‌ رو، باید تمرکز بیشتری بر ویژگی‌های کاربرمدار سیستم صورت گیرد. همچنین، ویژگی‌های آرشیو و پشتیبانی از سیستم در وضعیت متوسط هستند که با توجه به استفاده روز‌افزون از سیستم، می‌توانند در آینده چالش‌برانگیز باشند.