مدیریت هزینه دانشگاه با تلفیق رویکرد بهایابی بر مبنای فعالیت و رویکرد پویایی سیستم

هدف: مدیران دانشگاه‌ها جهت انجام ماموریت خود در شرایط کمبود منابع و افزایش نیازها، می‌بایست تصمیم‌گیری‌های خود را نه تنها بر اساس بهینه‌سازی شاخص‌های عملکردی، بلکه با در نظرگرفتن چگونگی تاثیر تصمیمات متخذه بر هزینه‌ها و بهای تمام شده خدمات بهبود بخشند. این امر مستلزم بکارگیری ابزارهایی از جمله رویکرد بهایابی بر مبنای فعالیت برای برآورد صحیح هزینه‌ها و ارائه اطلاعات دقیق نسبت به بهای تمام شده خدمات است. با این حال در این رویکرد، پویایی روابط و تغییرپذیری محرک‌های هزینه و فعالیت در طول زمان و تحت شرایط اتخاذ تصمیمات متفاوت لحاظ نمی‌شود. الگو‌سازی پویا، ابزاری کارآمد برای انجام مطالعات و آزمون تاثیر تغییرات احتمالی بر روی سیستم‌های واقعی در محیطی مجازی است. لذا، هدف این پژوهش این است که به کمک الگو‌سازی پویا، درک بهتری از چگونگی رفتار پویای هزینه‌ها در طول زمان و تحت شرایط اتخاذ تصمیمات متفاوت بدست آورد. روش: با توجه به تعدد فعالیت‌ها، سرفصل‌های هزینه و محرک‌های هزینه در دانشگاه‌ها، و با توجه به پویایی محرک‌های هزینه در طول زمان و پیچیدگی به‌تصویرکشیدن روابط میان هزینه‌ها و فعالیت‌های متعدد در سیستم پویای دانشگاه، در این پژوهش از رویکرد پویایی‌شناسی سیستم جهت الگو‌سازی استفاده شده است. این تحقیق یک مطالعه موردی بر اساس داده‌های مالی و عملکردی دانشگاه الزهرا (س) است. خدمات و فعالیت‌های اصلی دانشگاه بر اساس طبقه‌بندی برنامه‌ها و فعالیت‌های دانشگاه در جدول شماره یک پیوست (4) قوانین بودجه سالانه است. برای شناسایی و احصای محرک‌های مربوط به فعالیت‌ها، محرک‌های هزینه، فعالیت‌های پشتیبان و روابط میان هزینه‌ها و فعالیت‌ها از مشاهده، مصاحبه و بررسی ساختار فعالیت‌های دانشگاه استفاده شده است. یافته‌ها: از یافته‌های مراحل اولیه محاسبات می‌توان به بهای هر یک از خدمات اصلی دانشگاه اشاره کرد که نتایج اعتبارسنجی الگو نشان از دقت بالای الگو دارد (میانگین قدرمطلق درصد تفاوت 0.3 درصد). در ادامه، هزینه‌های دانشگاه و بهای خدمات اصلی تحت دو سناریوی کاهش تعداد دانشجویان کارشناسی و افزایش تعداد اساتید، در راستای حصول هدف‌گذاری‌های انجام شده در خصوص کاهش نسبت دانشجو به استاد و تقویت تعداد دانشجویان تحصیلات تکمیلی به کل دانشجویان، مورد بررسی قرار گرفت. مقایسه بهای خدمات ارائه شده در هر دو سناریو، امکان بررسی بهای خدمات و فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری بهتر با توجه به منابع موجود را فراهم می‌آورد. یافته‌ها همچنین نشان می‌دهد که بکارگیری رویکرد پویایی سیستم با الگو‌سازی روابط علی و معلولی میان تمامی متغیرها و با در نظر گرفتن ماهیت پویای متغیرها، پیچیدگی و هزینه‌بر بودن بروزرسانی نظام بهایابی بر مبنای فعالیت را مرتفع نموده و امکان تحلیل به موقع هزینه‌ها را فراهم می‌آورد. بکارگیری این رویکرد همچنین امکان پیش‌بینی قیمت تمام شده برای چندین دوره آتی را فراهم می‌آورد. نتیجه‌گیری: الگو‌سازی پویای نظام مدیریت هزینه دانشگاه، به مدیران این امکان را می‌دهد تا با بررسی بهای خدمات در یک محیط مجازی، خط‌مشی‌های مختلف در خصوص جذب هیئت علمی، پذیرش یا عدم پذیرش دانشجو و غیره که در آینده اثر مثبت بر جهت‌گیری به سمت اهداف مطلوب دارد، را مورد بررسی قرار داده و بر اساس پیش‌بینی‌های انجام شده از بهای تمام شده خدمات و فعالیت‌های دانشگاه و ارزیابی استفاده از منابع موجود تصمیم‌گیری نمایند.

University Cost Management by Integrating Activity Based Costing and System Dynamics Approach

Objective: In order to fulfill their mission in lack of resources and increasing needs, university management should improve their decisions not only by considering optimization of performance indicators, but also by considering the effect of their decisions on cost of services. This requires using tools such as activitybased costing to provide accurate information about the cost of services. However, in this approach, the dynamic relationships and the variability of cost and activities over time are not considered. Dynamic modeling provide an efficient tool for studying and testing the impact of possible changes on real systems in a virtual environment. Therefore, the aim of this study is to gain a better understanding of dynamic behavior of cost over time and under different conditions using dynamic modeling.Method: Due to the multiplicity of activities, cost and cost drivers in universities, and due to the dynamics of cost drivers over time and the complexity of depicting the relationships between multiple costs and activities in  university as a dynamic system, in this research, the system dynamics approach has been used for modeling activity based costing. This research is a case study based on financial and operational data of AlZahra University. The main services and activities of the university are determined based on the classification of the university’s programs and activities in Table (1) of Appendix (4) of the annual budget rules. Observing, interviewing, and reviewing the structure of the university’s activities were used to identify activity drivers, cost drivers, support activities, and relationships between costs and activities.Results: One of the initial findings is the cost of the main services, which the validation results show the high accuracy of the model (mean difference of 0/03 percent). Then, the cost of the main services was examined under the two scenarios of reducing the number of undergraduate students and increasing the number of professors, in order to achieve the desired ratio of students to professors and strengthen the population of Master and PhD students. Comparing the results enable management make better decisions based on available resources. Findings also show that this model also eliminates the complexity and cost of updating activitybased costing system and also provide the possibility of timely cost analysis by modeling the causal relationships between all variables and taking into account the dynamic nature of the variables. Applying this approach also makes it possible to predict the cost of services for several future periods.Conclusion: Dynamic modeling of the university cost management system allows managers to examine the cost of services in a virtual environment, under different policies regarding faculty recruitment, student admission, and etc., which may have a positive effect on receiving desired goals and make decisions based on forecast of the cost of services and activities and available resources.